关于开展2015年上半年全市公证质量检查的通知

各县(市)司法局、市守敬公证处：
为进一步加大我市公证质量监管力度，不断提升公证公信力，按照相关法律、法规的规定，决定在全市范围内开展公证质量检查，全面开展公证质量事故“零容忍”活动，加强公证质量监管长效机制建设。现将有关事项通知如下：
一、检查的依据、范围和内容
（一）公证质量检查的依据：
1、《中华人民共和国公证法》及相关法律、法规
2、《公证程序规则》和各类专项公证细则
3、《公证质量评价标准(试行)》（中国公证协会）
4、《邢台市公证质量检查标准（试行）》
5、《河北省公证执业档案管理办法》
6、《河北省公证员助理管理办法》
7、邢台市司法局关于贯彻《河北省公证员助理管理办法》的实施意见
（二）公证质量检查的范围：
1、公证文书质量检查：2014年10月1日至2015年3月31日期间的公证卷宗。
2、公证执业档案质量检查：各县（市）司法局、各公证机构贯彻执行《河北省公证执业档案管理办法》情况。
3、公证员助理管理质量检查：《邢台市司法局关于贯彻〈河北省公证员助理管理办法〉的实施意见》印发后，各县（市）司法局、各公证机构对公证员助理的管理和公证员助理的执业情况。
（三）公证质量检查的内容和重点
1、公证文书质量检查：
在办证实体方面：检查公证是否符合真实性、合法性原则要求，重点专项检查遗嘱、继承、保全证据、提存以及强制执行类的公证事项；检查公证文书在涉诉中，作为证据被法院确认或者不予确认的情况；检查公证处撒销公证文书的情况。
在办证程序方面：重点检查是否存在违反公证执业区域的规定受理公证申请和出证；办证中随意简化办证程序，以及其它严重违反公证程序的行为。
在办证质量、公证卷宗管理方面：公证卷宗整理和装订、卷面填写、文字书写、收费情况、送达登记等能够反映业务水平和办证质量等情况。
在规范服务方面：检查是否存在不按规定标准收费，执业思想不端正、片面追求经济利益、服务意识不到位，以及公证文书复查不规范等。
2、公证执业档案质量检查：
公证机构内部管理及制度建设方面：检查公证处是否根据《中华人民共和国公证法》的规定，结合司法部《公证程序规则》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》等有关文件的要求，建立完善了公证机构业务、质量、财务、资产等管理制度，建立了执业过错责任追究制度，对公证员的执业行为进行了监督；检查公证赔偿基金以及非在编聘用人员订立劳动合同等情况，该提留的公证赔偿基金是否按时、足额提留，有否挪作他用或分光、用光的情况等。
公证执业档案建立和管理方面：检查司法行政机关和公证机构是否依据《河北省公证执业档案管理办法》建立公证执业档案；公证执业档案的管理情况。
3、公证员助理管理质量检查：
检查各县（市）司法局、各公证机构对公证员助理的管理和公证员助理的执业情况；检查是否存在非法执业情况。
二、检查的时间、方法
（一）检查的时间：2015年8月至2015年9月30日。
通知下发后至8月31日，各县（市）司法局和公证机构自查自纠。9月1日至30日，市司法局和市公证协会联合组织检查。
（二）检查的方法：
（1）各公证处结合工作实际，安排自查。公证卷宗自查率必须达到100%，自查结果要逐卷按编号填写《检查情况统计表》（附件一），注明等级（优秀；良好；合格；不合格），由自查人签字后接受检查。
（2）在自查的基础上，主管司法局按照公证处《检查情况统计表》进行检查并给予等级评价，由检查人签名，未评价等级的，视为未检查。自查和主管司法局检查完成后，将《自查情况统计表》与《公证质量检查报告》一并于8月20日前上报市局公证工作指导处，检查报告内容包括质量检查（分文书检查、执业档案检查、公证员助理执业检查三部分）开展情况，检查中发现的问题及下一步改进措施。
( 3 ) 市司法局、市公证协会组成检查组集中检查。
1、抽查各公证处公证卷宗，抽查率为20%。检查工作将严格按照《邢台市公证质量检查标准（试行）》评出优秀、良好、合格、不合格公证卷宗，并将评查结果作为邢台市公证质量优秀公证处和公证质量优秀个人以及年度考核的依据。
2、检查各县（市）司法局公证执业档案建立与管理情况，未建立和管理混乱的，严肃处理。
3、检查公证员助理执业和管理情况。存在非法执业的，依法追究责任；管理混乱的，限期整改直至停业整顿。
三、相关要求
（一）各县（市）司法局要及时进行部署，加强工作指导和监督检查，对检查出的问题要认真研究，并督促落实整改。
（二）各公证处要认真做好自查工作，及时发现和解决办理公证业务中存在的问题，并对照检查中发现的问题开展查漏补缺，规范整改。
（三）要严格按照要求开展检查活动，不搞形式主义、不走过场。检查报告应全面反映公证质量建设情况，包括做法、经验和存在的问题。
附件：
1、公证质量检查情况统计表
2、公证执业档案参考样式
附件1
公证质量检查情况统计表
 

序号	公证书编号	办证人	自查评价	自查人	司法局评价	检查人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

县（市）：
（可加页）
 
 
附件2
邢台市公证执业档案参考样式
 
一、封皮
邢台市公证执业档案
档案名称：（xx公证处或xx公证员）
档案类别：（基本档案、年度档案）
责任单位：
档案编号：
建档时间：
二、
卷 内 目 录
 

序号	题目	文号	责任者	日期	备注

 
三、
公证机构执业基本情况登记表
填表单位                            填表时间       
 

机构名称

执业证号

设立时间

负责人

电话

能否办理涉外公证业务

涉外资格取得时间

涉外公证员数

体制及经费管理方式

事业体制

合作制

经费管理方式

全额拨款

差额拨款

自收自支

财政

税务

办公设施及资产情况

办公地址

面积

自购

租用

办公设施

人员情况

核定的事业编制数

占编人员数

核定的公证员配备数

公证人员总数

公证员

公证员助理

行政辅助人员

男

女

党组织建设情况

是否成立党组织

党组织数量

党员数量

业务情况

办证量

业务收费

投诉及质量情况

市司法局抽查案卷数及等级评定结果

县级司法局检查案卷数及等级评定结果

投诉及处理结果

奖惩情况

公证处或公证员获奖情况

公证处或公证员受到处罚情况

年度考核情况

公证机构

公证机构 负责人

公证员

 
 
四
公证员执业基本情况登记表
填表单位                            填表时间       
 

姓名			性别			出生年月
政治面貌			职务			社会职务
参加工作时间			到公证处工作时间			担任执业公证员时间
能否办理涉外公证业务					是否属指定办理涉台公证业务人员
学历情况	初始学历（学位）			专业	毕业时间	毕业院校
	最高学历（学位）			专业	毕业时间	毕业院校
职称情况	职称等级				评定时间
办证情况	年办证量				年业务收费
投诉及质量情况	市司法局抽查案卷数及等级评定结果
	县级司法局检查案卷数及等级评定结果
	投诉及 处理 结果
文章发表 情况
奖惩情况
年度考核 等次

 
 
 
五  
公证处工作人员名录
填表单位：                            填表时间：
公证员名册
 

姓名	性别	身份证号	执业证号	政治面貌	编制	职称	涉外

公证员助理名册
 

姓名	性别	身份 证号	助理 证号	政治 面貌	到公证 处时间	编制	学历	专业	毕业院校	有无法律职业资格

行政辅助人员名册
 

姓名	性别	身份 证号	政治 面貌	到公证处时间	编制	学历	专业	岗位